En el último tiempo se ha escuchado bastante el término “Transformación Digital”. Transformación Digital en la Contabilidad; Transformación Digital en la fabricación; etc. Partamos señalando que el término Transformación Digital se debe aplicar a una organización completa. No sólo a un área, si no también a clientes, proveedores, entre otros.
Comparando nuestros conceptos con otras publicaciones, y en conversaciones con otros actores de la industria, nos hemos encontrado con muchas definiciones con lo que no es y con lo que sí es Transformación Digital.
Partamos pensando en lo que NO es Transformación Digital, de acuerdo a lo que sí creen otros autores:
- No es el montar sitios, mini sitios, página de empresa en Facebook, Instagram u otras redes sociales. Eso es crear canales de distribución o de venta.
- No es crear un formulario de contacto en tu sitio web. Obviando que casi nadie lo utiliza. Una opción más válida de contacto es abrir una cuenta en Twitter, pero debe la empresa prepararse para responder a ello.
- No es hacer de la tecnología el Core de tu negocio. Sí, hace poco lo leí de un académico en estas áreas. “Incorporar y hacer de la tecnología el Core de tu empresa”.
Si fabricas ladrillos o provees servicios de limpieza, o estás en el ámbito de la consultoría o de la construcción, sé el mejor en tu área como lo sabes hacer, pero sigue dedicándote a los ladrillos, la limpieza o a construir. Pero de una mejor manera, más inteligente y más eficiente.
Tu empresa es un núcleo que se surte de distintas áreas, todas necesarias, para desarrollar su negocio. Es así como tienes un área de ventas; un área de producción; un área de administración, finanzas y cobranzas; y a la vez tienes clientes, proveedores, etc. Entonces, ¿cómo podemos hacer que la información que surge en un área sirva para otra?.
Primero debemos preguntarnos, ¿la información que se origina en un área, sirve como insumo para otras áreas?, ¿Cuál y cómo?.
El primer paso es realizar un levantamiento del proceso de negocio de la empresa, pero no estructural, o de organigrama; sino más bien de proceso. Quiere decir que la información es un flujo que va pasando a través de la organización, se va alterando, se va modificando, se va creando y sirve de insumo para la siguiente fase, área o personas.
Y el cómo este flujo de información se puede ir digitalizando y pasando de un área a otra, ahí recién estamos hablando de Transformación Digital.
Imaginemos un proceso comercial. ¿Cuántas veces el Gerente pide el informe de ventas y los ejecutivos corren a llenar la planilla electrónica?
Bueno, un proceso digitalizado, generalmente se inicia con la incorporación de un prospecto y/o una oportunidad de negocio. Luego viene el proceso de levantamiento, cotización, seguimiento, cierre. ¿Y si ésto pudiese ser seguido on-line por el Gerente de ventas?. No como un elemento de control, sino de gestión y apoyo. Y ahí tenemos la base de un sistema de gestión B2B que involucra a un área de la empresa.
Luego viene el cierre del negocio con un cliente en particular y con requerimientos particulares, lo cual gatilla el inicio de la producción, el manejo de stock, el servicio o el despacho. Involucra otras áreas; la planificación y adquisición a proveedores, entre otros.
¿Están los involucrados, áreas y personas, informados de lo necesario?. ¿Realizan las modificaciones y aportes necesarios al flujo de información para un desarrollo eficiente de la producción?. ¿Tienen las herramientas para poder recibir esa información y modificarla de acuerdo a lo programado?. Y ahí tenemos información que se va transmitiendo a lo largo del proceso, como primer paso hacia la Transformación Digital.
¿Podemos involucrar al cliente en este proceso?. ¿Podemos pasarle parte de la responsabilidad del llenado de la información en sus requerimientos?. A veces sí, a veces no, pero debe ser estudiado caso a caso. Y en la medida que sí sea posible, se generan dos beneficios. Por una parte se hace más eficiente el uso de recursos por parte de nuestra empresa, y por otro, podemos hacer aún más tangible el valor agregado al cliente, dándole información que para él sea relevante, y estemos dispuesto a compartir.
Definitivamente estamos hablando más allá de un ERP o programa contable, que se sitúa en el uso, eficiente o no, de los recursos. Con Transformación Digital nos referimos principalmente al flujo de información, cómo y quién aporta, modifica o requiere la información. Ya sea un área, roles, clientes o proveedores.
Gerencia puede y debe contar con un nivel de información resumido, ampliable y con indicadores de gestión clave que le permitan una toma de decisiones con diversos parámetros, no sólo financiero-contables, donde quiera y no en espera únicamente de los “informes de gerencia” a fin de mes.
Más adelante iremos revisando otras áreas que se desarrollan en sistemas de gestión Soluinnova y otros ejemplos más concretos de Transformación Digital que hemos llevado a cabo.
