El sistema BPMN permite responder a las siguientes preguntas :
- ¿Quién hace, qué hace, cuándo hace y bajo qué condiciones realiza una actividad o tarea?
- ¿Quién es el responsable de llevar a cabo una actividad, o quién debe saber de ella?
- ¿Qué mecanismos de control se pueden incorporar, de tal manera de dar fiabilidad a la data y a la información proporcionada?
- ¿Qué eventos, internos o externos, gatillan algún proceso o tarea al interior de la organización?
- ¿Cuáles son las Reglas de Negocio, o variables que condicionan el flujo de información?
Es decir, define cuál es el flujo relevante y óptimo de información que permite entregar un Valor Agregado al cliente y al negocio.
Tradicionalmente la estructura de la empresa se define, de manera jerárquica, en base a sus funciones “estándar”. Ventas, Producción, Logística, Finanzas, entre otras, generando silos de información compartimentada que muchas veces no entregan los antecedentes necesarios para llevar a cabo, de manera eficiente, los requerimientos del cliente.
Una definición de empresa o área bajo un modelo BPM permite seguir el flujo, requerimientos, optimización y elementos de control que son necesarios para un servicio más acelerado y eficiente ante los requerimientos comerciales, de producción, de administración y control.
En algunos procesos que nos ha tocado levantar o revisar, ya sea en la banca, organismos estatales, empresas de servicios, industriales o de salud, salta a la vista algunas ineficiencias, cuyos flujos están basados en modelos antiguos y piramidales de control. Así, una carpeta con antecedentes debe pasar de un escritorio a otro, con la única finalidad que cada uno de los participantes revise varias hojas confirmando que la información que ésta trae esté correcta. En casos así, hemos generado las entradas que permitan una correcta imputación única, elementos de control automatizados o semi-automatizados, disminuyendo considerablemente los tiempos de proceso, además de liberar recursos,permitiendo a las empresas atender más clientes, a otros ser más eficientes en costos o disminuir los tiempos de servicio.
Además el proceso de levantamiento BPM es un paso necesario para una correcta implementación de cualquier sistema digitalizado que se incorpore a la empresa, ya sea un sistema creado para la empresa, siguiendo sus flujos de información, o un sistema estándar, en el cual la empresa debe realizar algunas adecuaciones de procesos para una correcta implementación de los nuevos sistemas. En ambos casos es necesario que la empresa tenga claridad, en forma explícita, del flujo de información involucrado, los participantes de las actividades; los elementos de control y gestión requeridos para la toma de decisiones.
¿Y qué es RPA?
El proceso BPM-RPA incorpora la automatización de procesos robotizados (Robot Process Automation – RPA), que permite la inclusión de elementos automatizados al proceso BPM, ya sea de control, de distribución o de búsqueda de información, tanto en repositorios internos o externos. La incorporación de participantes RPA permite un flujo más dinámico de la información, permitiendo disminuir considerablemente los tiempos de respuesta entre actividades, algunas veces de días a horas o minutos.
Un correcto levantamiento de los flujos de información a través de BPMN permite una mejor implementación de sistemas de digitalización y Transformación Digital, a la vez que por sí mismo, entrega los elementos relevantes de gestión y control, necesarios para una mayor eficiencia de los recursos.
(*) BPMN es un estándar administrado por la OMG (Object Management Group) y ahora se ha convertido además, a partir de mediados del año 2013, en una norma para el modelamiento e implementación de procesos definida por la ISO (International Organization for Standardization). Referencia : BPMN 2.0 Manual de Referencia y Guía Práctica.
